Agenturen und Kanzleien
Anwaltskanzlei
Sven v. D., Partner einer Kanzlei mit 6 Mitarbeitern:Was Anwaltskanzleien zu Recht an der Technik schätzen
„Manchmal fragen wir uns, wie wir eigentlich die Arbeit in der Kanzlei organisieren konnten, bevor letztes Jahr die COMpact 5020 VoIP bei uns installiert wurde.
Die erste erfreuliche Nachricht war, dass wir dafür unsere vorhandenen analogen Leitungen weiter nutzen konnten. Punkt für Auerswald. Hilfreich ist auch die „automatische Zentrale“, die jeden Klienten direkt mit dem richtigen Ansprechpartner verbindet.
Und mit der Einbindung unserer DATEV-Software an die Telefonanlage konnten wir mehrere Fliegen mit einer Klappe schlagen: Man ist nicht nur bei Anruf eines Klienten sofort über den Sachstand informiert, sondern wird auch im Reporting unterstützt.
Bei den Daten, die von jedem Telefonat erfasst werden, geht es uns ja nicht um die Gebühren, sondern um die Dauer der Gespräche, die wir jetzt jedem Klienten einfach zuordnen können – das ist eine im Wortsinn wertvolle Grundlage für die Abrechnung.“
In dieser Lösung verwendetes Produkt:
Gerne beraten wir Sie ... Kontaktformular oder Telefonisch: 02871-2413770
Ihr globs IT Team
Steuerberater
Wozu wir Steuerberatern raten:
Patrick B., selbständiger Wirtschaftsprüfer und Steuerberater, 5 Mitarbeiter
„Rückrufe und telefonische Beratung machen ja – viele mag das überraschen – einen Großteil unserer Arbeit als Steuerberater aus.
Bei der Suche nach einer neuen Telefonanlage, habe ich mich für eine COMpact 5020 VoIP von Auerswald entschieden – die deckt eigentlich alles ab, was wir uns vorgestellt hatten:
Wir wollten den Telefonanschluss und die ganze digitale Peripherie behalten, unsere Klientendatenbank integrieren und ein paar Komfortfunktionen dazu, die mir und meinen Mitarbeitern die Arbeit erleichtern, z. B. alle aktuellen Daten eines Klienten in dem Moment auf dem Monitor zu haben, in dem er anruft.
Allein die Zeit, die man spart, indem eine Nummer einfach per Mausklick angewählt wird. Zum anderen nutzen wir VoIP für die Integration von außen liegenden Nebenstellen, momentan gerade für das Home Office einer Kollegin, die wegen Nachwuchs von zu Hause aus arbeitet.
Auch in meinem Home Office habe ich das IP-Telefon im Einsatz und bin damit über das Internet und einen so genannten VPN-Tunnel direkt mit der Anlage im Office verbunden.
Als Telefone haben wir verschiedene Modelle aus der COMfortel-Reihe. Eines davon, das COMfortel 3200, ist ein IP-Telefon. Wenn es an der Tür klingelt, zeigt es das Kamerabild vom Eingang. Dann kann man sich schon mal drauf vorbereiten, wer einen da gleich sprechen will.“
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Ihr globs IT Team
Versicherungsagentur
Technik, die sich für Versicherungs- und Finanzdienstleister schnell bezahlt machtGesine S., Mitgesellschafterin einer Versicherungsagentur mit 12 Mitarbeitern:
Dass eine gute Büroorganisation ,die halbe Miete’ ist, war mir in der Theorie natürlich klar, aber inwieweit die Installation einer ITK-Anlage uns diesem Ziel näherbringen würde, musste sich erst noch erweisen.
Die COMpact 5020 VoIP von Auerswald hat uns auf Anhieb überzeugt, nicht nur weil sie immer – sogar für Handy-Gespräche unterwegs – automatisch die günstigste Vorwahl sucht.
Für uns war z. B. wichtig, direkt vom PC aus per Mausklick über Outlook Kunden anwählen zu können. Oder unsere Türsprechanlage über das Telefon zu bedienen.
Das funktioniert nicht nur über das COMfortel 2600 IP, mit dem alle Arbeitsplätze ausgerüstet sind, sondern auch über mein schnurloses Telefon. Insgesamt hat sich die Anlage als hilfreich erwiesen: So werden z. B. unsere Kunden von der ,Automatischen Zentrale’ direkt mit dem gewünschten Ansprechpartner verbunden, und die Gebührenerfassung sämtlicher Telefonate fließt mit in unsere Abrechnung ein.
Und weil die Anlage an unsere Datenbank angeschlossen ist, kann ich nicht nur sehen, welcher Klient mich gerade anruft, sondern bekomme auch dessen Geschäftsdaten sofort auf den Monitor gespielt.
Als besonders praktisch empfinde ich ,PBX Control’ – eine App, mit der ich sogar von zu Hause auf meinem Smartphone sehen kann, wer mich erreichen wollte oder mir ein Fax geschickt hat.“
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Ihr globs IT Team
Werbeagentur
Wie geschaffen für den dynamischen Wandel in Agenturen
Kai V., Geschäftsführer einer Werbeagentur mit 32 Mitarbeitern:
Als immer noch junge Agentur haben wir in den letzten drei Jahren ein enormes Wachstum erlebt – von einstmals acht auf nunmehr 32 Mitarbeiter, was die Anschaffung einer Telefonanlage immer dringender machte.
Allerdings wollten wir sowohl unsere vorhandenen analogen Tischtelefone und DECT-Handsets übernehmen, und ein Wechsel auf VoIP stand ebenfalls auf unserer Wunschliste.
Der Fachhändler riet uns zu einer COMpact 3000 analog als Bindeglied zwischen analogem Amt und dem COMmander 6000. Als erstes bekam jeder Mitarbeiter eine persönliche Voicemail- und Faxbox zugewiesen.
Mit drei zusätzlichen Tischtelefonen vom Typ COMfortel 2600 und einem COMfortel 3500 für den Empfang fühlen wir uns sehr gut gerüstet. Letzteres übernimmt übrigens auch die Bedienung der Videotürsprechstelle.
Da die Server das Herz und Hirn unserer Agentur darstellen, haben wir im Serverraum einen Sensor installieren lassen, der laufend die Temperatur misst und über ein Wählgerät sofort Alarm gibt, wenn es dort einmal wirklich zu heiß wird. Last, but not least, habe ich seit kurzem auch aus der Ferne Zugriff auf die Telefonanlage:
Mit der App „PBX Control“ kann ich z. B. auf dem iPhone sehen, ob ein Anrufer mich erreichen wollte oder mir eine Nachricht hinterlassen hat. Genial ist auch, dass ich von unterwegs die Rufumleitung auf mein Handy aktivieren kann.
Das habe ich in der Agentur nämlich schon öfter vergessen.“
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Ihr globs IT Team
Wir sind zertifizierter und authorisierter Fachbetrieb für:
